Gentile Partecipante o Speaker,
grazie per il Suo interesse verso gli eventi organizzati da HRCOFFEE S.r.l.
Questa informativa è stata redatta per garantirLe piena trasparenza e chiarezza sul trattamento dei dati personali che ci fornisce, in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
Gli eventi HRCOFFEE sono progettati per essere momenti di alta formazione e confronto, pensati per ispirare la crescita professionale e promuovere uno scambio attivo di idee. Per offrire un’organizzazione impeccabile e migliorare continuamente l’esperienza dei partecipanti, è necessario raccogliere alcune informazioni personali. La piattaforma Eventbrite, utilizzata per la gestione delle iscrizioni e delle comunicazioni, Le consente di accettare esplicitamente, fleggando le apposite caselle durante la registrazione, le condizioni relative al trattamento dei Suoi dati personali e all’utilizzo delle immagini e dei contenuti audiovisivi. Partecipando agli eventi HRCOFFEE e accettando tali condizioni tramite il processo di iscrizione, Lei autorizza implicitamente l’utilizzo e il trattamento dei Suoi dati secondo quanto descritto nella presente informativa. Questo consenso è indispensabile per permetterci di gestire la Sua partecipazione e assicurare un’esperienza ottimale per tutti i partecipanti.
HRCOFFEE pone grande attenzione alla protezione della privacy e si impegna a trattare i Suoi dati in modo trasparente, sicuro e rispettoso delle normative vigenti. La ringraziamo per la fiducia e per il contributo che offrirà ai nostri eventi.
HRCOFFEE S.r.l.
Sede legale: Via Adriano Olivetti n. 11, 70056 Molfetta (BA)
Partita IVA: 08200100728
Il trattamento dei Suoi dati sarà effettuato nel rispetto dei principi di correttezza, liceità, trasparenza, minimizzazione e sicurezza definiti dal GDPR. Specifichiamo che per “trattamento” di dati personali, ai sensi del Regolamento, si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute da HRCOFFEE con o senza l’ausilio di processi automatizzati, applicate ai Suoi dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Nell’ambito della gestione dei dati personali, per HRCOFFEE, il concetto di “sponsor” nella privacy rappresenta un elemento fondamentale per definire in modo chiaro e trasparente le finalità e le basi giuridiche che legittimano il trattamento dei dati personali. Questo approccio mira a garantire il pieno rispetto delle normative vigenti, come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), e a tutelare i diritti e le libertà fondamentali degli interessati. Attraverso una comunicazione trasparente, HrCoffee si impegna a rendere comprensibili le ragioni per cui i dati vengono raccolti e utilizzati, assicurando la massima conformità legale e costruendo un rapporto di fiducia con i propri utenti.
HRCOFFEE potrebbe adottare il termine “sponsor” nella sua comunicazione per rappresentare in modo chiaro e sintetico le finalità e le basi giuridiche che legittimano il trattamento dei dati personali. Questo termine esprime l’impegno dell’azienda nel garantire trasparenza, conformità alle normative vigenti e pieno rispetto dei diritti degli interessati, offrendo una comunicazione comprensibile e accessibile sul motivo e sulle modalità di utilizzo dei dati personali.
I Suoi dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:
1. Partecipazione agli eventi
I dati saranno utilizzati per consentire la Sua partecipazione in qualità di partecipante o speaker agli eventi HRCOFFEE, quali Digital HR, People Analytics for All, DemoDay, Giornata del Lavoro Agile (GLA), AI Transformation e altri incontri tematici. La sola registrazione è considerata alla base del concetto di partecipazione. L’eventuale rifiuto alla comunicazione ed al trattamento determina l’impossibilità di prendere parte all’Evento.
– Base giuridica: Art. 6, lett. b) del Reg. UE 2016/679
2. Adempimenti legali
Trattamento dei dati per soddisfare obblighi di legge connessi alla gestione e organizzazione degli eventi, in conformità alle normative vigenti.
– Base giuridica: Art. 6, lett. c) del Reg. UE 2016/679
3. Utilizzo di immagini e contenuti audiovisivi
HRCOFFEE potrà utilizzare foto, video, audio e altri contenuti audiovisivi della Sua partecipazione per attività di comunicazione e promozione sui canali ufficiali (sito web, social media come Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube, ecc.). Partecipando agli eventi e accettando le condizioni su Eventbrite, Lei conferma il Suo consenso a tale trattamento. L’eventuale mancato conferimento del consenso comporterà l’impossibilità di effettuare l’attività di diffusione e pubblicazione di foto e video ritraenti la Sua persona, questo determina l’impossibilità di prendere parte all’Evento. In considerazione della circostanza che il predetto materiale foto e video, una volta reso pubblico, possa essere soggetto ad acquisizione e ripubblicazione da parte di terzi, anche senza il consenso della Società HRCOFFEE, sollevo quest’Ultima da ogni effetto pregiudizievole che possa derivare da un uso abusivo da parte di terzi del predetto materiale fotografico-video. L’utilizzo della Sua immagine è da considerarsi effettuato in forma gratuita, ed avverrà nel rispetto delle tutele previste dal Reg. UE 679/1016, come indicato all’informativa privacy che precede.
– Base giuridica: Art. 6, lett. a) del Reg. UE 2016/679
4. Promozione di eventi e servizi HrCoffee
Utilizzo dei Suoi dati di contatto per l’invio di newsletter e comunicazioni promozionali su eventi, iniziative e servizi HRCOFFEE. La gestione delle comunicazioni avviene tramite Eventbrite, che consente anche la revoca del consenso in qualsiasi momento utilizzando i link di disiscrizione presenti in ogni messaggio.
– Base giuridica: Art. 6, lett. a) del Reg. UE 2016/679
6. Cessione dati a Partner/Sponsor
HRCOFFEE potrà condividere i Suoi dati con Partner o Sponsor degli eventi, i quali li utilizzeranno per finalità di marketing e comunicazione, in qualità di autonomi titolari del trattamento. Partecipando agli eventi, Lei conferma implicitamente la Sua autorizzazione a tale trattamento. L’eventuale mancato conferimento del consenso comporterà l’impossibilità di cedere i Suoi dati al Partner dell’Evento, questo determina l’impossibilità di prendere parte all’Evento.
– Base giuridica: Art. 6, lett. a) del Reg. UE 2016/679
5. Altre finalità
Oltre alle finalità sopra menzionate, potremmo utilizzare le tue informazioni per le seguenti finalità:
NOTA BENE. Nel caso in cui vengano comunicati dati sensibili, come intolleranze alimentari o esigenze particolari, questi saranno trattati esclusivamente nel legittimo interesse del titolare, per garantire la migliore esperienza possibile durante l’evento, nel rispetto delle normative vigenti sulla protezione dei dati personali.
HRCOFFEE tratterà le seguenti categorie di dati personali:
– Dati identificativi: nome, cognome, azienda di riferimento, ruolo professionale, indirizzo e-mail, numero di telefono.
– Dati audiovisivi: foto, video e registrazioni realizzate durante gli eventi.
– Dati di contatto: nome, cognome e indirizzo e-mail per finalità promozionali e di marketing.
I Suoi dati personali potranno essere comunicati a:
– collaboratori esterni coinvolti nella gestione amministrativo/contabile e/o aziende partner coinvolte nella realizzazione dei canali di comunicazione, in qualità di Responsabili esterni del trattamento, che operano per conto del Titolare (per tutte le finalità sopra indicate);
– alle Autorità giudiziarie e amministrative, per l’adempimento degli obblighi di legge .
I dati personali saranno trattati con strumenti informatici, cartacei e telematici da personale autorizzato e qualificato al trattamento nel rispetto delle norme in vigore e dei principi di correttezza, liceità, trasparenza, pertinenza, completezza e non eccedenza, esattezza e con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità perseguite e comunque in modo da garantire la sicurezza, la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati trattati, nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti. Saranno conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità indicate:
– Dati relativi alla partecipazione e immagini: fino al 31 dicembre 2026 o fino a eventuale opposizione.
– Dati per finalità promozionali: fino al 31 dicembre 2026 o fino alla revoca del consenso.
Alla scadenza dei termini, i dati saranno cancellati o resi anonimi, in conformità con le normative vigenti.
HRCOFFEE utilizza tecnologie informatiche avanzate per garantire una gestione efficiente e organizzata dei suoi processi. Per la gestione degli eventi e delle newsletter, l’azienda si avvale di piattaforme dedicate come Eventbrite, che consentono di ottimizzare l’organizzazione e la comunicazione con i partecipanti.
Inoltre, HRCOFFEE utilizza un CRM (Customer Relationship Management) per la gestione individuale dei contatti, assicurando un approccio personalizzato e mirato nella relazione con clienti, partner e stakeholder. Questi strumenti tecnologici permettono di migliorare l’esperienza complessiva degli utenti e di garantire un trattamento dei dati conforme alle normative sulla privacy.
Gli eventi HRCOFFEE rappresentano molto più di un semplice appuntamento professionale: sono spazi dedicati alla formazione, al confronto e alla costruzione di nuove opportunità per aziende e persone. La raccolta e il trattamento dei Suoi dati personali non sono solo una necessità organizzativa, ma uno strumento fondamentale per migliorare la qualità delle nostre iniziative, offrendo esperienze personalizzate e sempre più efficaci.
La piattaforma Eventbrite, utilizzata per la gestione delle iscrizioni, ci consente di garantire un trattamento trasparente, sicuro e rispettoso delle normative vigenti. Fleggando le apposite caselle durante la registrazione, Lei conferma la Sua autorizzazione al trattamento dei dati, consapevole dell’importanza di tali informazioni per la realizzazione di eventi che puntano all’eccellenza. Potrà esercitare i diritti di cui agli artt. 7 comma 3, 15, 16, 17, 18, 20, 21 del Reg. UE 2016/679 sulla protezione dei dati personali quali la revoca dei dati, la conferma della loro esistenza, l’indicazione dell’origine dei dati, delle finalità e delle modalità di trattamento, l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione, la portabilità e la possibilità di opporsi al trattamento. L’interessato potrà altresì, qualora ne ricorrano i presupposti, proporre reclamo all’Autorità di controllo ai sensi dell’art. 77 del Reg. UE 2016/679. Tale esercizio potrà essere svolto facendo richiesta al Titolare del trattamento attraverso l’indirizzo e-mail privacy@hrcoffee.it
Ci impegniamo a proteggere la Sua privacy e a utilizzare i dati raccolti in modo etico e responsabile, sempre con l’obiettivo di valorizzare la Sua esperienza. Grazie per il Suo contributo e per la fiducia che ci dimostra scegliendo di partecipare agli eventi HRCOFFEE.
Per qualsiasi domanda o chiarimento, il nostro team è a disposizione all’indirizzo privacy@hrcoffee.it
Non vediamo l’ora di accoglierLa ai nostri eventi e di condividere insieme momenti di crescita e ispirazione.